LA CONCILIACIÓN
¿Qué es Conciliación?
La conciliación es un mecanismo de solución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.
La conciliación es un procedimiento con una serie de etapas, a través de las cuales las personas que se encuentran involucradas en un conflicto desistible, transigible o determinado como conciliable por la ley, encuentran la manera de resolverlo a través de un acuerdo satisfactorio para ambas partes.
Además de las personas en conflicto, esta figura involucra también a un tercero neutral e imparcial llamado conciliador que actúa, siempre habilitado por las partes, facilitando el dialogo entre ellas y promoviendo formulas de acuerdo que permitan llegar a soluciones satisfactorias para ambas partes.
Desde una perspectiva diferente además de ser un procedimiento, la conciliación es un acto jurídico en el cual intervienen sujetos con capacidad jurídica y distintos intereses y en donde su consentimiento y voluntad están dirigidos directamente a dar por terminada una obligación o una relación jurídica, a modificar un acuerdo existente o a crear situaciones o relaciones jurídicas nuevas que beneficien a ambas partes.
De esta manera, la visión de la conciliación como institución jurídica la enmarca dentro de una nueva forma de terminación de procesos judiciales que actúa con independencia y autonomía de este trámite y que consiste en intentar ante un tercero neutral un acuerdo amigable que puede dar por terminadas las diferencias que se presentan. Se constituye así esta figura en un acto jurídico, por medio del cual las partes en conflicto se someten antes de un proceso o en el transcurso de él, a un tramite conciliatorio con la ayuda de un tercero neutral y calificado que puede ser el juez, otro funcionario publico o un particular a fin de que se llegue a un acuerdo que tendrá los efectos de cosas juzgada y prestará mérito ejecutivo.
Características de Conciliación
La conciliación como acto de administración de justicia es:
Solemne: por cuanto la ley exige la elaboración de un acta de conciliación con la información mínima establecida en el artículo 1 de la Ley 640 de 2001.
Bilateral: es bilateral porque el acuerdo conciliatorio al que llegan las partes impone obligaciones a cada una de ellas.
Bilateral: es bilateral porque el acuerdo conciliatorio al que llegan las partes impone obligaciones a cada una de ellas.
Onerosa:generalmente la conciliación conlleva acuerdos y prestaciones patrimoniales para ambas partes o por lo menos para una de ellas.
Conmutativa: porque las obligaciones que surgen del acuerdo conciliatorio son claras, expresas y exigibles; no admite obligaciones aleatorias o imprecisas.
De libre discusión: porque el acuerdo conciliatorio al que llegan las partes es el resultado de discusiones y negociaciones para lograr la solución a la controversia; las partes pueden o no llegar a un acuerdo, el conciliador no puede obligar a las partes a conciliar, las fórmulas de arreglo son de libre discusión y aceptación.
Acto nominado: porque existen normas claras y precisas que regulan la conciliación como Mecanismo Alternativo de Solución de Conflictos que la diferencian de otras como la mediación o la amigable composición que no se encuentran reguladas ampliamente en la Ley.
De libre discusión: porque el acuerdo conciliatorio al que llegan las partes es el resultado de discusiones y negociaciones para lograr la solución a la controversia; las partes pueden o no llegar a un acuerdo, el conciliador no puede obligar a las partes a conciliar, las fórmulas de arreglo son de libre discusión y aceptación.
Acto nominado: porque existen normas claras y precisas que regulan la conciliación como Mecanismo Alternativo de Solución de Conflictos que la diferencian de otras como la mediación o la amigable composición que no se encuentran reguladas ampliamente en la Ley.
Todmado de: http://conciliacion.gov.co/portal/-Conciliaci%C3%B3n/-Qu%C3%A9-es-Conciliaci%C3%B3n/Caracter%C3%ADsticas-de-Conciliaci%C3%B3n
Ventajas de Conciliación
Libertad de acceso: La conciliación es una figura que se fundamenta en la autonomía de la voluntad de las partes, por ello, cualquier ciudadano puede acudir a la conciliación como una alternativa para solucionar sus conflictos. Las personas pueden acudir libremente a un centro de conciliación, ante un funcionario público habilitado por la Ley para conciliar o ante un notario para solicitar una conciliación.
Satisfacción: la gran mayoría de las personas que acuden a la conciliación quedan satisfechas con el acuerdo toda vez que el mismo es fruto de su propia voluntad. La mejor solución a un conflicto es aquella que las mismas partes han acordado.
Efectividad: Una conciliación tiene plenos efectos legales para las partes. El acta de conciliación se asimila a una sentencia judicial porque el acuerdo hace tránsito a cosa juzgada y el acta presta mérito ejecutivo.
Ahorro de tiempo: mediante la conciliación las personas solucionan sus conflictos de una forma más rápida en comparación con la duración de los procesos judiciales en Colombia. La conciliación tiene la duración que las partes establezcan de común acuerdo con el conciliador, por lo general las conciliaciones se desarrollan en una sola audiencia lo que se traduce en una justicia celera.
Ahorro de dinero: teniendo en cuenta que la conciliación es un procedimiento rápido, las partes se ahorran los costos que implica un largo proceso judicial. En la conciliación las partes pueden o no utilizar los servicios de un abogado. Dependiendo de la persona o institución que las partes acudan se puede o no cobrar una tarifa para la conciliación que es significativamente menos costosa que un juicio.
INTERVINIENTES EN LA CONCILIACIÓN
El citante o solicitante: Es la persona que solicita la audiencia de
conciliación.
El citado o solicitado: Es la persona llamada a
comparecer a la audiencia de conciliación.
El conciliador: Que es un
tercero neutral y calificado que ayuda a acercar las diferencias. Es la persona
autorizada por la ley para que intervenga como mediador en un conflicto de
intereses, propiciando una solución amigable.
El conciliador simplemente se limita a
presentar fórmulas para que las partes se avengan a lograr la solución del
conflicto y a presenciar y registrar el acuerdo a que han llegado estas; el
conciliador, por consiguiente, no es parte interesada en el conflicto y asume
una posición neutral.
PRINCIPIOS DE LA CONCILIACIÓN
PRINCIPIOS PROCESALES
FINALIDAD
La finalidad que persigue la conciliación es ultra valiosa no solo para las partes en conflicto sino también para la sociedad en su conjunto, ya que si se utiliza adecuadamente no solo se resuelve el conflicto de intereses entre las partes, sino que va mas allá todavía, pues con la auto composición entre las partes se restablece la paz social, integrante del desarrollo económico, esta es su finalidad suprema RESTABLECER LA PAZ SOCIAL.
Como la solución la han generado, elaborado y construido ellos mismos poco a poco con la ayuda del conciliador, se sienten satisfechos con el resultado, desapareciendo la enemistad, de modo no les sirva para desunirlos sino para unirlos pues ambos tendrán que trabajar conjuntamente cooperativamente para solucionar su problema, que es una solución en la que ambas partes queda mutuamente satisfechas, ambos ganan, restableciendo la paz entre ambos.LEGALIDAD.El principio de legalidad se refiere a que los acuerdos inteligentes al que arriban los conciliantes, vale decir, el acto jurídico por el cual las partes ponen fin a su conflicto, este de conformidad con el ordenamiento jurídico y no contravenga el orden público y las buenas costumbres.
Como la solución la han generado, elaborado y construido ellos mismos poco a poco con la ayuda del conciliador, se sienten satisfechos con el resultado, desapareciendo la enemistad, de modo no les sirva para desunirlos sino para unirlos pues ambos tendrán que trabajar conjuntamente cooperativamente para solucionar su problema, que es una solución en la que ambas partes queda mutuamente satisfechas, ambos ganan, restableciendo la paz entre ambos.LEGALIDAD.El principio de legalidad se refiere a que los acuerdos inteligentes al que arriban los conciliantes, vale decir, el acto jurídico por el cual las partes ponen fin a su conflicto, este de conformidad con el ordenamiento jurídico y no contravenga el orden público y las buenas costumbres.
VERACIDAD.
El principio de veracidad. Implica que todo aquel que participa en un proceso de Conciliación debe dirigir su actuar por el camino limpio de la verdad, de lo autentico.
En lo que respecta a las partes, están obligadas a proporcionar información real, autentica y no falsa, decir la verdad, de verdad, sobre el origen, causas, consecuencias del conflicto así como de los intereses reales.
En cuanto al conciliador esta obligado a explicar a las partes el proceso de Conciliación, ventajas, desventajas y honorarios con una alta fidelidad.
Así, al ingresar los conciliantes al proceso de Conciliación deben dejar a fuera de la sala de sesiones todo tipo de armas como la falsedad, la mentira, ingresando con una sola arma, la verdad y manifestar sus verdaderos intereses para que puedan logar un acuerdo inteligente que se puede cumplir.BUENA FEImplica el deber de las partes conciliantes de mostrar durante el desarrollo del proceso de Conciliación una conducta leal y honesta. Las partes han de abstenerse de engañar para obtener un acuerdo pues si este resulta fruto de aquel se desviara el proceso de conciliación de su fin natural cuales de restablecer la paz social con justicia.
Esta conducta también es extensiva a todos los sujetos de una conciliación.
En lo que respecta a las partes, están obligadas a proporcionar información real, autentica y no falsa, decir la verdad, de verdad, sobre el origen, causas, consecuencias del conflicto así como de los intereses reales.
En cuanto al conciliador esta obligado a explicar a las partes el proceso de Conciliación, ventajas, desventajas y honorarios con una alta fidelidad.
Así, al ingresar los conciliantes al proceso de Conciliación deben dejar a fuera de la sala de sesiones todo tipo de armas como la falsedad, la mentira, ingresando con una sola arma, la verdad y manifestar sus verdaderos intereses para que puedan logar un acuerdo inteligente que se puede cumplir.BUENA FEImplica el deber de las partes conciliantes de mostrar durante el desarrollo del proceso de Conciliación una conducta leal y honesta. Las partes han de abstenerse de engañar para obtener un acuerdo pues si este resulta fruto de aquel se desviara el proceso de conciliación de su fin natural cuales de restablecer la paz social con justicia.
Esta conducta también es extensiva a todos los sujetos de una conciliación.
ECONOMIA.
La economía debe entenderse en sus tres dimensiones de tiempo, esfuerzos y gastos.
La economía debe entenderse en sus tres dimensiones de tiempo, esfuerzos y gastos.
1. Introducción.
La conciliación es uno de los mecanismos alternativos de solución de conflictos más importantes y desarrollados en Colombia. Los operadores de la conciliación, tales como, conciliadores, centros de conciliación e instituciones públicas y privadas que hacen parte del Sistema Nacional de Conciliación en Colombia aplican la conciliación todos los días; sin embargo, en la práctica cada uno de ellos adelanta el procedimiento conciliatorio de una manera diferente, pese a que las normas legales que rigen la conciliación son las mismas.
Cuando hablo de procedimiento conciliatorio hago referencia a la sucesión de pasos que el conciliador, en algunos casos con la ayuda de un centro de conciliación, debe adelantar para llevar a cabo una conciliación extrajudicial en derecho. El procedimiento conciliatorio empieza con la solicitud de conciliación que la persona interesada presenta al operador seleccionado que ofrece servicios de conciliación, y termina con el seguimiento que se debe hacer a los casos atendidos. Para efectos del presente documento, la audiencia de conciliación es una parte del procedimiento conciliatorio.
Así, definido el procedimiento conciliatorio, en Colombia la conciliación extrajudicial en derecho está reglamentada en una serie de normas de obligatorio cumplimiento. Entre las normas más importantes tenemos la Ley 640 de 2001, la Ley 446 de 1998 y la Ley 23 de 1991. Es interesante y particularmente me llama la atención cómo a pesar de existir normas que rigen la materia, muchos de los conciliadores aplican la conciliación con procedimientos diferentes y muchas veces contradictorios entre sí.
Lamentablemente en Colombia carecemos de estudios e investigaciones con cobertura nacional sobre el procedimiento conciliatorio donde se establezca si los conciliadores siguen procedimientos con unidad de criterios. El presente trabajo lo fundamento en parte en mi experiencia como docente en talleres con conciliadores de centros de conciliación y funcionarios públicos sobre el procedimiento conciliatorio. Mi interés al escribir es aportar una ayuda a quienes desarrollan la conciliación en mi país y que las personas de otros países tengan la oportunidad de conocer cómo se desarrolla una conciliación en Colombia desde un punto de vista procedimental.
Cuando he tenido la oportunidad de realizar talleres sobre procedimiento conciliatorio con un enfoque jurídico, me he encontrado con grandes diferencias en la manera como muchos conciliadores adelantan las conciliaciones. Los criterios que tienen en cuenta, la forma en que interpretan la ley, los principios jurídicos que siguen e incluso los documentos que elaboran son diferentes y en algunos casos preocupantemente contradictorios. Es cierto que la conciliación es flexible e informal, pero eso no lleva al extremo de considerar que cada operador de la conciliación tiene un ordenamiento jurídico diferente, la norma jurídica es la misma y debería existir unidad de criterios al desarrollar procedimentalmente una conciliación.
Las comparaciones no son muchas veces bien recibidas, pero en este caso quiero hacer una respetuosamente: en ocasiones en la conciliación sucede algo similar con lo que pasa con algunos jueces, tengo la percepción que en cada juzgado existiese un Código de Procedimiento diferente cuando la ley es la misma. Los abogados que tienen experiencia en los litigios conocen la forma como los jueces aplican el derecho. Por ejemplo, los abogados litigantes llegan a identificar en determinados casos cómo entienden diferentes jueces el cumplimiento de los requisitos de la demanda, siendo éstos los mismos, pero interpretados de forma disímil. Lo anterior, no solo es contrario a la ley, sino también un factor de inseguridad jurídica. En la conciliación pasa algo igual, cuando hablo con los conciliadores me doy cuenta que hay diferencias importantes en cómo entienden el cumplimiento de la presentación de los requisitos de la solicitud de conciliación y en este sentido, algunos son más estrictos que otros.
Teniendo en cuenta las anteriores circunstancias, el objetivo principal del presente documento es ofrecer una guía de procedimiento conciliatorio a los operadores de la conciliación, en especial a los conciliadores, siguiendo las normas legales vigentes, la línea institucional del Ministerio del Interior y de Justicia y la jurisprudencia aplicable sobre el tema, para que sirva como un criterio orientador más en la aplicación de la conciliación.
Para hacer más sencilla la presentación del procedimiento conciliatorio, se abordarán cada una de las etapas que lo componen.
2. Solicitud de conciliación.
La conciliación empieza con la solicitud. Lo anterior implica que la conciliación se inicia a solicitud de parte, en otras palabras, no opera de oficio (Concepto de línea institucional No. 01161 del 2 de febrero de 2005 del Ministerio del Interior y de Justicia). Una vez surgido un conflicto, que es el presupuesto de la conciliación ya que es un mecanismo alternativo de solución de controversias, la persona interesada debe presentar una solicitud de conciliación ante el operador de la conciliación que desee.
La solicitud de conciliación puede ser presentada por cualquiera de las siguientes personas (Concepto de línea institucional No. 12919 del 22 de septiembre de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia) o por las dos conjuntamente:
- Por la persona que hace parte del conflicto.
- El apoderado de la persona que hace parte del conflicto.
¿Quién puede válidamente presentar una solicitud de conciliación?, es un tema bien importante, toda vez que no cualquier persona está facultada para hacerlo, solamente quien esté legitimado para ello. En este sentido insistimos que ya que la conciliación es una forma de resolver conflictos, tenemos entonces que quien es parte del conflicto puede solicitar una conciliación.
La definición de parte del conflicto es más amplia que parte en materia procesal, las normas procesales establecen requisitos para estar legitimado por activa, pero en conciliación, ser parte implica más que estar legitimado por activa; una persona natural o jurídica puede presentar una solicitud de conciliación si tiene algún interés en la solución del conflicto, es decir, si el conflicto la involucra o afecta de manera directa o indirecta.
Por ejemplo, Victoria es prima en tercer grado de Felipe, cuyos padres son Catalina y Nicolás, todos viven en la casa de Victoria. El conflicto se centra en la forma como Nicolás cree que Catalina está ejerciendo de una mala manera su patria potestad sobre Felipe. En este caso, a primera vista Victoria no es parte, pero para nuestro ejemplo, Victoria ejerce un papel principal como prima en tercer grado, propietaria de la casa y critica constantemente la manera como Catalina educa a su hijo Felipe. Legalmente Victoria no está legitimada por activa para iniciar una acción legal en relación con el ejercicio de la patria potestad de Catalina, pero sí puede presentar una solicitud de conciliación, toda vez que es parte del conflicto por el papel que cumple en la dinámica que se presenta, lo cual hace que se intensifique el conflicto entre Nicolás y su esposa Catalina.
En la conciliación es importante que el conciliador identifique quiénes son parte del conflicto, y para hacerlo, debe desligarse de los conceptos de parte procesal o jurídica, ya que en este caso la conciliación va más allá porque lo que se busca es resolver el conflicto integralmente y no solamente el conflicto jurídico.
La otra persona que puede presentar la solicitud de conciliación es el apoderado de una de las partes. En este caso el Ministerio del Interior y de Justicia (Concepto de línea institucional No. 12919 del 22 de septiembre de 2004 del Ministerio del Interior y de Justicia) considera que debe tener como requisito ser abogado titulado. No existe una norma clara que exija que quien presenta la solicitud de conciliación en nombre de un tercero sea abogado, esta es una de las pocas ocasiones en las que el Ministerio del Interior y de Justicia ha entendido que se pueden aplicar las normas del Código de Procedimiento Civil para suplir los vacíos de las normas que rigen la conciliación.
La línea institucional del Ministerio nos orienta al decir que el apoderado que presenta la solicitud de conciliación en nombre de otro debe ser abogado. Al respecto se deben tener en cuenta las exigencias del Capítulo IV sobre los Apoderados del Código de Procedimiento Civil. A continuación resaltaremos algunos aspectos en los cuales el conciliador debe tener cuidado:
El artículo 65 del Código de Procedimiento Civil dice que los poderes generales se otorgan por escritura pública y los especiales por escritura pública o documento dirigido al juez –conciliador- de conocimiento, presentado como se dispone para la demanda –solicitud de conciliación-. Para los poderes especiales hay que tener en cuenta:
- El poder especial debe estar dirigido al operador de la conciliación (centro de conciliación o conciliador) al cual se presenta la solicitud, o al conciliador que está citando a la audiencia de conciliación según sea el caso.
- Se debe identificar el objeto de la conciliación, es decir, al abogado le han conferido poder para que actúe en una conciliación en concreto, no es cualquier conciliación. Por ello es importante colocar un dato de referencia, nombres de las partes, conflicto a conciliar, entre otros elementos que permitan que el operador de la conciliación identifique claramente que el abogado tiene poder para representar a una parte en esa y no otra audiencia de conciliación.
- La presentación del poder para la conciliación, debe cumplir lo que establece el artículo 84 del Código de Procedimiento Civil que dice que las firmas de la demanda –solicitud de conciliación- deberán autenticarse por quienes las suscriban, mediante comparecencia personal ante el secretario de cualquier despacho judicial, o ante notario de cualquier círculo. Este aspecto es muy importante y recordemos que los centros de conciliación, ni conciliadores pueden hacer las autenticaciones de firma o presentaciones personales. En ningún caso es recomendable que el conciliador o centro asuman funciones que por ley le corresponden a otros funcionarios.
- El abogado al cual le otorgan el poder debe aceptarlo expresamente o por su ejercicio.
- El documento por el cual se otorga poder debe contener la palabra “poder” y no un sinónimo de ésta, ya que tienen connotaciones jurídicas diferentes.
- El conciliador debe verificar muy bien que quien haya otorgado poder sea la persona habilitada para ello, que a su vez es parte del conflicto. Esto es muy delicado en las personas jurídicas, por ello con la solicitud se deben presentar anexos los documentos que acrediten la existencia y representación legal para revisar detenidamente las facultades y limitaciones del representante legal y su identidad.
- La fecha en el poder no es esencial ya que se entiende presentada el día en que se recibe por el operador de la conciliación.
Es recomendable que el conciliador exija que el apoderado sea profesional del derecho porque esto haría que le diera más garantías a la persona que no asiste a la audiencia de conciliación; sin embargo, es debatible su conveniencia toda vez que la conciliación se rige por el principio de la flexibilidad e informalidad y esta exigencia puede entenderse sobredimensionada, adicionalmente, algunos afirman que sería una limitante más para el desarrollo de la conciliación porque algunos abogados no apoyan la conciliación y la hacen más difícil.
La regla general es que la parte del conflicto o su apoderado son quienes están legitimados para presentar la solicitud de conciliación, la excepción es en materia administrativa ya que el parágrafo 3 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 exige que sea un abogado titulado quien presente la solicitud de conciliación.
Otro aspecto sobre la solicitud de conciliación es los requisitos para que sea válida. Este tema no está regulado legalmente para civil, comercial, familia, tránsito y penal, solamente en materia administrativa y laboral existen normas especiales que reglamentan los requisitos.
Veamos los requisitos generales de cualquier solicitud de conciliación en materia civil, comercial, familia, tránsito y penal:
- Ciudad, fecha y operador de la conciliación (centro o conciliador) ante el cual se presenta la solicitud.
- Identificación del solicitante(s) y citado(s) y apoderado(s) si fuera el caso. Es importante tener los datos completos de cada una de las partes, como sus nombres y números de identificación, indicando quién o quienes son los solicitantes y a quien o quienes desean invitar a la conciliación.
- Si la parte solicitante desea que un conciliador en particular sea nombrado por el centro de conciliación, se deberá indicar su nombre en la solicitud. En cumplimiento de la autonomía de la voluntad de las partes, si el solicitante quiere que un conciliador en concreto atienda la conciliación, puede pedirlo y en este caso será obligación del centro al cual pertenece nombrarlo.
- Hechos del conflicto. Los hechos del conflicto son los que la persona que es parte del conflicto considera importantes para ser mencionados al conciliador, los cuales determinan la situación conflictiva. Una recomendación especial es que si alguien diferente a la parte de la controversia está ayudando en la redacción de los hechos, no los interprete o resuma, deberían ser lo más cercanos a la versión de la parte interesada. Una cosa es la que escuchamos y otra la que trasmitimos y en esto muchos abogados tienen a redactar los hechos con técnica judicial y presentar los que a su criterio son relevantes porque nuestra profesión hace que nos enfoquemos a los hechos que otorgan derechos y no a los hechos que hacen parte de un conflicto, estos conceptos son diferentes.
- Peticiones o asuntos que se pretenden conciliar. Esta parte se refiere a lo que la persona que solicita la conciliación está interesada en llegar a un acuerdo, cuál es la propuesta que tiene o lo que usted busca en la conciliación. Las peticiones son los intereses, no las posiciones, es difícil manifestarlo, pero si se hace puede ser de mucha utilidad para el conciliador, las peticiones buscan responder las preguntas: ¿Qué es lo que realmente usted quiere? ¿Con qué acuerdo conciliatorio usted sentiría satisfechas sus necesidades? ¿Qué espera de la otra persona y de usted mismo? En este aspecto también insisto que no es igual que una demanda judicial, en las peticiones, no pretensiones, no se pide al conciliador se “declare”, “condene”, “reconozca” u otras palabras propias del lenguaje judicial.
- Cuantía de las peticiones o la indicación que es indeterminada. En muchos casos los conflictos están relacionados con sumas de dinero que las personas reclaman a otras, en los casos donde se pueda determinar es necesario indicarlo y en este aspecto hay que tener en cuenta que algunos operadores de la conciliación pueden cobrar por sus servicios y el valor depende de la cuantía del conflicto. En esto no hay que inflar las sumas para que se logre algo en la conciliación porque así mismo se incrementan los costos de la conciliación, pero tampoco para evitar esto colocar cifras por debajo de lo que realmente se pretende porque las normas de tarifas establecen que se puede reliquidar la tarifa inicialmente pagada, así que como en todos los casos, hay que colocar el valor de lo que buscamos en la audiencia sin alterarlo. La cuantía debe ser revisada con cuidado por los conciliadores que son estudiantes o judicantes de las universidades porque tienen la limitante de las cuantías que son competentes en consultorio jurídico. Cuando tenga peticiones determinadas e indeterminadas, se suman todas las determinadas y con base en ellas se hará el cobro de la conciliación. Los costos de la conciliación pueden ser incluidos en la cuantía ya que hacen parte de lo que la parte interesada invierte en la solución del conflicto.
- Relación de los documentos anexos y pruebas si las hay. Los documentos deben ser presentados en copias simples, el conciliador no requiere validarlos porque no es un juez. Los originales de los documentos y la responsabilidad de cuidarlos es de las partes, por ello es mejor que sean ellas quienes los conserven, el conciliador puede solicitarlos en la audiencia si tiene dudas sobre ellos. El manejo de los documentos requiere mucho cuidado ya que de ello puede depender el éxito de la conciliación. Muchas veces el tener documentos y documentos como pruebas de las situaciones que se presentaron hace que las partes se focalicen en discusiones basadas en derechos y lo escrito en ellos, cuando el conflicto se convierte en una discusión de derechos nos limita llegar a las razones por las cuales se originaron los mismos. Definir qué documentos se deben aportar a la audiencia de conciliación es un tema realmente complejo, para ello existe un criterio: exigir solamente los documentos fundamentales, sin los cuales el conciliador no puede realizar la audiencia de conciliación. ¿Cuáles son los documentos fundamentales?, quisiera tener una lista de ellos para hacer esta tarea fácil. Cada operador de la conciliación, ya sea un centro o un conciliador conocen cuáles son los conflictos más comunes que se presentan y se solicitan, con ellos se debe hacer un estudio de qué documentos se deben exigir a las partes para que presenten la solicitud de conciliación, lo que se debe tener presente es que los documentos deben ser los mínimos, si no se aporta uno de ellos sería imposible hacer la audiencia, estos documentos resultan esenciales para hacer la audiencia de conciliación.
- Lugar donde se pueden realizar las citaciones a la conciliación de todas las partes. Este aspecto muchas veces se toma con rapidez, pero es vital para adelantar el trámite conciliatorio tener los datos más seguros de donde ubicar a las partes que serán llamadas a la audiencia de conciliación. Para ello es importante tener la mayor información posible, como dirección de residencia, de trabajo, teléfonos, correos electrónicos. Recordemos que el conciliador puede citar por el medio más expedito y eficaz sin que sea uno en concreto, así que entre más opciones tenga para ubicar a las partes, más exitosa será su labor de citarlos. En los talleres de procedimiento conciliatorio que he realizado, una de los temas que he identificado como de alto riesgo son las notificaciones y esto se deriva de la forma en que es presentada la solicitud sin suficiente o clara información de dónde citar a las partes.
- Firma(s) del solicitante(s). Todas las personas que presentaron la solicitud deben firmar la misma.
Algunos ejemplos de documentos mínimos derivan de las mismas partes, en el caso de las personas jurídicas, es fundamental aportar el certificado de existencia y representación legal de las mismas para verificar quien es el representante legal. En el caso de conciliaciones con menores, un documento mínimo es el registro civil donde se informa quienes son los padres. En los conflictos sobre derechos reales que requieran legalmente registro, como el caso de los inmuebles o automotores, son documentos fundamentales los certificados de tradición ya que sólo con ellos se identifica el propietario.
Una cosa son los documentos mínimos para adelantar la audiencia de conciliación y otras son las pruebas, en mi concepto las pruebas no son fundamentales en la conciliación ya que si el legislador permite que las personas dispongan de los conflictos que concilian es porque no requieren probarlos ya que pueden renunciar a ellos. Mi recomendación es que las pruebas las partes las presenten como soportes de los hechos si ellos lo desean, no que sea el conciliador quien las revise y las presente porque esa no es su función, el conciliador no busca la verdad como un juez, busca es la solución del conflicto entre las partes. Adicionalmente, las pruebas son inconvenientes para el manejo de la conciliación y la neutralidad ya que si tenemos en cuenta que los conciliadores son abogados, muchos de ellos podrían tender inconcientemente a orientar la conciliación en la forma en que las pruebas se presentan y las entiende el conciliador. Por ejemplo, en un caso de incumplimiento de un contrato, si el conciliador lo lee y encuentra errores en su elaboración y cree que le hace falta un requisito de validez, pensaría es mejor que el contratante concilie ya que si reclama judicialmente no lograría nada toda vez que en su concepto el contrato es inválido.
La ley no exige que la solicitud de conciliación sea presentada por escrito, podría ser verbal, si se hace de esta última forma el conciliador debería tener toda la información disponible y consignarla en algún documento para consultarlo y adelantar el procedimiento. La recomendación es que sea por escrito para evitar inconvenientes. Para ello, los centros de conciliación y los conciliadores pueden tener formularios para que las personas se guíen y puedan diligenciar la información que les solicita.
La solicitud de conciliación puede ser presentada por una parte o conjuntamente con otra, en este caso se debe tener presente la diferencia que puede existir en los hechos, peticiones o cuantía.
Algo que siempre se resalta, pero que se sigue presentado, es diferenciar la solicitud de conciliación de la demanda judicial. Muchos abogados piensan que es lo mismo y presentan a los centros de conciliación o conciliadores verdaderas demandas y no solicitudes de conciliación, la dos son diferentes. La solicitud de conciliación no es una “mini demanda” como se le suele llamar. Cada una tiene su campo de acción así sea la conciliación requisito de procedibilidad en algunos casos.
La solicitud de conciliación en materia administrativa y laboral tiene requisitos diferentes, muchos de ellos iguales a los que acabamos de mencionar, pero otros muy diferentes. Veamos cada uno de ellos.
Solicitud de conciliación en materia administrativa: el artículo 6 del Decreto 2511 de 1998 dice:
- La designación del funcionario o del Centro de Conciliación a quien se dirige;
- La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso;
- Las diferencias que se quieren conciliar y los hechos en que se fundamentan;
- La relación de las pruebas que se acompañan y de las que se harían valer en el proceso;
- La demostración del agotamiento de la vía gubernativa, a través del acto expreso o presunto, cuando ello fuere necesario;
- La estimación razonada de la cuantía de las aspiraciones;
- La manifestación, bajo la gravedad del juramento, de no haber presentado demandas o solicitudes de conciliación con base en los mismos hechos;
- La indicación del lugar para que se surtan las notificaciones, y
- La firma del solicitante o solicitantes”.
Adicionalmente, la Procuraduría General de la Nación mediante la Circular 005 del 3 de febrero de 2009 exige en la solicitud:
- Se precise cuál es la acción que en caso de no llegarse a acuerdo, eventualmente se ejercería.
- Anexar la copia de la petición de conciliación enviada al convocado, en la que conste que ha sido efectivamente recibida por la entidad.
Como vemos, en materia administrativa hay unos requisitos especiales los cuales se deben cumplir ya que los procuradores delegados ante la jurisdicción administrativa son los únicos conciliadores en esta materia.
“La solicitud de conciliación podrá formularse de manera verbal o escrita, señalando:
- La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso;
- La indicación del lugar en que deban surtirse las notificaciones a las partes;
- La síntesis de los hechos;
- Las peticiones;
- La estimación razonada de la cuantía en que se fundamenta la petición o peticiones;
- Relación de las pruebas o elementos de juicio que desee aportar”.
En esta norma se hace expreso que la solicitud de conciliación puede ser verbal, la cual será atendida por el conciliador competente.
La solicitud de conciliación puede ser presentada por la parte o partes interesadas ante un operador de la conciliación. Muy bien, veamos las reglas de competencia de la conciliación.
Las normas legales sobre conciliación no establecen reglas de competencia territorial, la competencia de los conciliadores es nacional. Cuando una persona tiene un conflicto tiene muchas opciones para presentar una solicitud de conciliación; sin embargo, la Ley 640 de 2001 establece quienes son los conciliadores competentes de la siguiente manera:
Las normas legales sobre conciliación no establecen reglas de competencia territorial, la competencia de los conciliadores es nacional. Cuando una persona tiene un conflicto tiene muchas opciones para presentar una solicitud de conciliación; sin embargo, la Ley 640 de 2001 establece quienes son los conciliadores competentes de la siguiente manera:
- Conciliadores competentes en civil, comercial y tránsito: los conciliadores de los centros de conciliación, delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, agentes del ministerio público en materia civil y notarios. A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, esta conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales (Artículo 27 de la Ley 640 de 2001).
- Conciliadores en materia de familia: conciliadores de los centros de conciliación, los defensores de familia, los delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, los agentes del ministerio público ante las autoridades judiciales y administrativas en asuntos de familia y los notarios, a falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales. En los municipios donde no exista un defensor de familia, el conciliador será el comisario de familia y a falta de los dos anteriores, será conciliador el inspector de policía. En los municipios donde el comisario de familia es conciliador, podrá conciliar en los asuntos a los cuales se refiere el artículo 86 de la Ley 1098 de 2006, toda vez que su labor como conciliador debe ser acorde con sus funciones como comisario de familia. En este mismo orden de ideas, los defensores de familia son conciliadores solamente en los asuntos que se refiere el artículo 82 de la Ley 1098 de 2006.
- Conciliadores competentes en laboral y seguridad social: los inspectores de trabajo, delegados regionales y seccionales de la defensoría del pueblo, agentes del ministerio público en materia laboral. A falta de todos los anteriores en el respectivo municipio, esta conciliación podrá ser adelantada por los personeros y por los jueces civiles o promiscuos municipales.
- Conciliadores competentes en contencioso administrativo: los procuradores judiciales asignados a esta jurisdicción (Artículo 28 de la Ley 640 de 2001).
- Conciliadores competentes en penal: los fiscales, conciliadores de los centros de conciliación y conciliadores reconocidos como tal (Artículo 522 del Código de Procedimiento Penal).
Sin perjuicio de lo anterior, los defensores y comisarios de familia son conciliadores en los asuntos de alimentos a los que se refiere el artículo 111 de la Ley 1098 de 2006 con la limitante para los comisarios de familia que los conflictos de alimentos sean en situaciones de violencia intrafamiliar en concordancia con el artículo 86 de la citada ley (Artículo 31 de la Ley 640 de 2001, Artículos 82, 86, 98, 100 y 111 de la Ley 1098 de 2006 –Código de la Infancia y de la Adolescencia- y concepto de línea institucional No. 10722 del 27 de abril de 2007 del Ministerio del Interior y de Justicia).
Cuando la ley menciona a los conciliadores de los centros de conciliación se refiere a los abogados, estudiantes y judicantes. Podemos agrupar a los conciliadores por la entidad a la cual pertenecen y la materia que son competentes de la siguiente manera:
Toda vez que la competencia en conciliación es nacional el acta de conciliación es válida si se ha realizado ante un conciliador que cumpla los requisitos legales y que sea competente en la materia que se concilió. No existe ningún inconveniente en que las partes realicen una audiencia de conciliación en una ciudad diferente a su domicilio (Concepto de línea institucional No. 98558 del 23 de mayo de 2003 del Ministerio del Interior y de Justicia). Al respecto la Corte Suprema de Justicia dijo:
“...con relación a la competencia territorial del funcionario judicial conciliador, si bien en principio éste debe ser el mismo facultado para conocer del eventual proceso (...), el hecho de que se realice el acto ante el juez de otro lugar, configura una informalidad intrascendente que incluso en tratándose de un juicio es susceptible de saneamiento pleno por la mera aquiescencia tácita de los interesados (...) y no debe olvidarse que en materia laboral se admite que las partes por si solas transijan sus conflictos jurídicos, siempre que no se trate de derechos ciertos e indiscutibles del trabajador, de manera que si convine en conciliar sus diferencias ante un juez que así lo permite, aparece a toda luces irrelevante para los efectos de la validez del arreglo, que éste no sea el competente por el factor territorial” (Sentencia Casación Laboral 8412 del 13 de junio de 1996, Corte Suprema de Justicia, citada en la Nota Interna del 18 de abril de 2007 del Ministerio de la Protección Social).
La excepción a esta regla vuelve a ser el tema administrativo que a criterio de la Procuraduría General de la Nación afirma:
“La solicitud puede presentarse individual o de manera conjunta por los interesados, que bien pueden ser personas naturales o personas jurídicas públicas o privadas. Dicha solicitud de conciliación debe dirigirse a los procuradores judiciales que desempeñan sus funciones de intervención ante los jueces o tribunales administrativos competentes para aprobar la respectiva conciliación.
En las ciudades donde exista más de un procurador judicial para asuntos administrativos, el asunto se someterá a reparto. Si la controversia es de competencia del Consejo de Estado en única instancia, el trámite conciliatorio estará a cargo del procurador delegado que actúe ante la sección competente para conocer del asunto.
(…) En caso de que el agente del Ministerio Público no resulte competente para conocer de la conciliación extrajudicial en razón del factor territorial o por la naturaleza del asunto, lo remitirá al agente del Ministerio Público que tenga atribuciones para el efecto (procuradores judiciales para asuntos civiles, y para asuntos de la infancia, la adolescencia y la familia). La solicitud se remitirá, en el caso de Bogotá, por intermedio de la Unidad Coordinadora de Procuradurías Judiciales Administrativas y en el resto del país, a través de las Coordinaciones Regionales o mediante los mecanismos que se habiliten por parte de la Entidad en cada ciudad” (Conciliar antes que Demandar, Procuraduría General de la Nación, Imprenta Nacional de Colombia, 2009. Páginas 9 y 11).
Es decir, en concepto de la Procuraduría General de la Nación existe competencia por factor territorial, pero ellos mismos se encargan de remitirlo al que le corresponda. En mi opinión, esto viola el principio de autonomía de la voluntad de las partes ya que son ellas quienes deciden quién es el conciliador, el conciliador no es una imposición, es un acuerdo de voluntades.
Regresando al tema de dónde presentar la solicitud de conciliación, la parte interesada puede presentar su solicitud ante cualquier conciliador competente en la materia sobre la cual versa el conflicto. No importa la ciudad, ni el tipo de conciliador.
Regresando al tema de dónde presentar la solicitud de conciliación, la parte interesada puede presentar su solicitud ante cualquier conciliador competente en la materia sobre la cual versa el conflicto. No importa la ciudad, ni el tipo de conciliador.
En el caso de un accidente de tránsito, Federico tiene su domicilio en Cartagena y viaja a Pasto, en el camino tiene un accidente de tránsito con Andrés que tiene domicilio en Cali y el accidente ocurrió en Pereira. En este caso Federico o Andrés pueden presentar una solicitud de conciliación ante cualquiera de los siguientes operadores: conciliadores de los centros de conciliación, delegados regionales y seccionales de la Defensoría del Pueblo, procuradores judiciales delegados en materia civil y notarios en cualquier municipio de Colombia, por ejemplo, podrían hacer la conciliación en Villavicencio. Si el municipio que uno de ellos o los dos escogieron no hay alguno de los anteriores conciliadores, pueden solicitar la conciliación ante el personero o por juez civil o promiscuo municipal.
La parte interesada es la que cita a la otra u otras, es quien escoge el operador de la conciliación que desee en la ciudad que elija. Si la otra persona no está de acuerdo y ha sido citada a la audiencia de conciliación, puede no asistir a la audiencia de conciliación, pero es importante que envíe dentro de los tres días siguientes a la fecha de la audiencia de conciliación una justificación por la inasistencia. El que la audiencia se quiera realizar en una ciudad diferente al domicilio de la parte convocada no invalida el procedimiento conciliatorio, efectivamente en caso de no asistir, el conciliador expedirá la constancia de inasistencia y en ésta se incluirán las excusas si se llegaron a presentar dentro del término establecido legalmente.
El conciliador puede ofrecer sus servicios en cualquier parte del país, no tiene ninguna limitante al respecto. Debe tener presente solicitar el registro del acta o control de la constancia y posterior archivo de los documentos dentro de los términos legales establecidos. Sin embargo, los centros de conciliación sólo están autorizados para prestar el servicio en una ciudad en concreto. Así lo ha establecido el Ministerio del Interior y de Justicia en aplicación de la Resolución 1342 de 2004 en los siguientes términos:
“La creación de un centro de conciliación y/o arbitraje obedece a una metodología de factibilidad basada en una investigación de una población ubicada en una ciudad determinada. En este orden de ideas, cada estudio de autorización de centro es diferente a los otros toda vez que las condiciones de cada ciudad son únicas.
Es importante reiterar que los centros de conciliación y/o arbitraje no tienen competencia nacional para abrir oficinas, sedes, sucursales, o cualquiera que sea su denominación, ya que su autorización se restringe a una ciudad determinada con base en su metodología de factibilidad de autorización, es decir, les está prohibido ofrecer sus servicios en una ciudad diferente a la mencionada en la Resolución del Ministerio del Interior y de Justicia que autoriza su creación. Un asunto diferente es que los conciliadores puedan a prevención llevar a cabo conciliaciones en lugares diferentes a las instalaciones del centro, siempre y cuando cumplan con los plazos de registro de actas y control de constancias” (Concepto de línea institucional No. 3550 del 8 de abril de 2005 del Ministerio del Interior y de Justicia).
CLASES DE CONCILIACIÓN
JUDICIAL: Es aquella que se lleva dentro de un proceso judicial.
INSTITUCIONAL: Es la que se realiza en los centros de conciliación de instituciones educativas y demás.
ADMINISTRATIVA: Es la que se realiza dentro del desempeño de las funciones de organismos del estado tales como: fiscalía, juzgados, personería, procuraduría etc.
EQUIDAD: Es la que desarrollan generalmente los líderes de una comunidad quienes son reconocidos por la misma por la confianza y calidad humana, no es obligatorio que sean abogados.
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